Assistant administratif, Énergie durable (Londres)
CPP Investments, Marylebone, City of Westminster
Assistant administratif, Énergie durable (Londres)
Salary Not Specified
CPP Investments, Marylebone, City of Westminster
- Full time
- Permanent
- Onsite working
Posted 2 days ago, 2 Oct | Get your application in today.
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Full Job Description
- Gérer les calendriers, les réunions, les dépenses, les événements, les présentations, les voyages et la correspondance de cadres dirigeants de l'équipe, allant du gestionnaire à l'analyste.
- Effectuer des réservations et gérer les préparatifs complexes des voyages dans le monde ainsi que les itinéraires, ou réaliser d'autres tâches de soutien aux professionnels en déplacement à l'étranger.
- Gérer les calendriers au nom des cadres dirigeants dans plusieurs fuseaux horaires et collaborer avec les autres services pour coordonner la planification des réunions. Le groupe Énergie durable a des bureaux à Londres, à New York, à Toronto, à Mumbai et à São Paolo; le candidat doit donc faire preuve d'assurance pour travailler quotidiennement dans plusieurs fuseaux horaires.
- Travailler en étroite collaboration avec des partenaires externes, des adjoints, des fournisseurs et d'autres parties prenantes pour programmer des réunions ou des événements dans différents pays et villes du monde.
- Faire le rapprochement des dépenses réglées par carte de crédit et les entrer dans le système mondial des comptes de frais.
- S'assurer que les membres de l'équipe sont prêts pour l'ensemble des réunions et mènent à bien les mesures à prendre.
- Servir d'ambassadeur de l'OIRPC et jouer un rôle clé en représentant la division des placements à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation. Effectuer son travail de manière professionnelle et amicale, en étant facilement accessible.
- Gérer des questions très délicates et confidentielles en lien avec les activités quotidiennes du service et de l'organisme.
- Travailler dans le cadre d'une collaboration transversale avec d'autres équipes et services.
- Répondre aux demandes du personnel en matière de gestion des échéanciers et des livrables.
- Capacité de travailler dans un milieu à rendement élevé, sous pression et en respectant des échéanciers serrés.
- Collaborer avec d'autres adjoints de direction et adjoints administratifs d'autres équipes du groupe Énergie durable.
Expérience acquise dans un milieu professionnel dynamique. - Expérience en matière de soutien à différents types de professionnels et en gestion de priorités concurrentes.
- Expérience en gestion de calendriers, en réservations pour des réunions et des événements à haute visibilité et en gestion de processus complexes en matière de remboursement des frais.
- Connaissance pratique de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Calendrier); aptitudes et intérêt pour l'apprentissage de nouvelles applications.
- Très grande motivation, soif d'apprendre, capacité d'adaptation, sang-froid et professionnalisme.
- Sens marqué du détail et de la précision, grand sens de l'organisation, capacité à établir des priorités et à travailler sur plusieurs tâches à la fois.
- Aptitude exceptionnelle à communiquer (verbalement et par écrit) et entregent.
- Capacité à travailler selon un horaire flexible, au besoin.
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